Дополнительная информация

Задачи, решаемые системой NTClub.

Среди основных задач, решение которых мы считаем целью существования системы NT Club, можно выделить следующие:

Минимизация неконтролируемых потерь

Чуть ли не главная проблема любого бизнеса, связанного с торговлей, – это воровство персонала. В бизнесе, связанным с предоставлением услуг, это чувствуется особенно остро, поскольку он представляет собой некоторую комбинацию производства с торговлей. В результате – сотрудники, занятые непосредственно обслуживанием клиентов, имеют все возможности положить деньги себе в карман, а сотрудники, занятые в производстве, – присвоить материальные ценности, в то время как отследить, сколько товара было продано, а сколько должно остаться оказывается весьма проблематичным.

Препятствование воровству персонала является первоочередной задачей любой системы автоматизации предприятия сферы услуг.                                                         

Улучшение качества обслуживания

Важной проблемой на предприятиях сферы предоставления услуг является проблема хороших кадров: действительно, большинство сотрудников сейчас выбирают работу не по велению сердца, а потому что не имеют достаточно образования или трудолюбия, чтобы наняться вообще куда-нибудь, или ищут временный заработок. Разумеется, низкий уровень подготовки персонала и высокая текучесть кадров отрицательно сказываются на уровне обслуживания посетителей.

Система NT Club помогает свести к минимуму влияние плохой подготовленности персонала на качество обслуживания! .                                                           

Помощь в управлении предприятием

Хорошему хозяину важно постоянно быть в курсе того, как идут дела на предприятии: какие предложения пользуются спросом, от чего зависит посещаемость заведения, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями и т.д. Всю эту информацию необходимо получать оперативно, чтобы вовремя направлять развитие бизнеса.

Система NT Club предоставляет возможность снятия большого числа отчетов о работе предприятия, как оперативных, так и статистических. Среди них:

• Отчеты о выручке и себестоимости,
• Отчеты по товародвижению, остаткам, запасам товаров,
• Отчеты о продажах (марочные)
• Отчеты о популярности блюд, специальных предложений, залов и столиков,
• Отчеты о статистике посещений,
• Отчеты об отказах, удалениях и переносах,
• Отчеты по постоянным посетителям

Все это позволяет управленческому составу в оперативном режиме получать информацию о состоянии дел и вовремя принимать необходимые решения.

Обеспечение конфиденциальности Вашей информации

В последнее время все большую актуальность приобретают вопросы, связанные с защитой информации, причем под защитой понимается не только обеспечение сохранности данных, но и предотвращение доступа к данным посторонних лиц.

В системе NT Club предусмотрена возможность защиты данных о работе предприятия от взлома и утечки информации. Система защиты может быть настроена в несколько уровней, первым из которых является защита данных и программ паролями (система разграничения доступа). Среди прочих возможностей по защите можно отметить возможность хранения архивных данных на съемном носителе.

По очевидным причинам конкретные методики защиты информации здесь не приведены.

Борьба с воровством персонала

Компьютерные системы автоматизации ресторанов и других центров предоставления услуг существуют в мире довольно давно, и основные принципы защиты от злоупотреблений персонала уже сформированы.

Выдача гостям распечатанных на принтере счетов

Этот принцип лежит в основе всех систем автоматизации, существующих на данный момент. Суть его такова: сотрудник (официант, маркер, …) обязан предоставить посетителю распечатанный счет, в то время как электронная копия каждого счета хранится в компьютере, и компьютерный учет полученных денег ведется именно по этим копиям. В результате – официант (бармен, кассир, …) должен сдать ровно ту сумму, которая прошла по всем его счетам.

В теории это выглядит очень просто и действенно, и, действительно, в первые годы существования систем автоматизации, когда появились первые кассовые аппараты, метод был очень эффективным.

Однако при применении метода на практике возникает ряд вопросов:

Как обязать сотрудника предприятия выдавать распечатанный счет?

В настоящее время практически все посетители московских ресторанов, клубов и т.п. знают о существовании компьютерных систем автоматизации и привыкли оплачивать только распечатанные счета, но так было далеко не всегда. Еще два-три года назад в каждом втором ресторане можно было увидеть табличку, информирующую гостей о том, что официанты обязаны предоставлять распечатанные на компьютере счета и просьбой обратиться к администратору, если этого не произошло.

Разумеется, подобного рода способы работы с публикой подходят не для всех заведений. В случае если обратиться за помощью к посетителям в силу каких-либо причин невозможно, остается лишь один способ – визуальный контроль. В этом приходится полагаться либо на честность администратора зала, либо создавать в штатном расписании дополнительную должность – контролера – и нанимать человека, постоянно находящегося в зале (или перед экраном монитора с изображением с камеры в торговом зале).

Как быть с отказами?

В процессе работы возникают различные ситуации, выбивающиеся из простой схемы (например, когда гость отказывается от услуги (блюда, коктейля), или вспоминает о наличии дисконтной карты уже после того, как ему принесли счет). Разумеется, такие случаи должны решаться так, чтобы не создавать неудобств посетителям.

В системе NT Club эта проблема решается следующим образом.

Отмена услуг до закрытия заказа ограничена полномочиями сотрудников, таким образом отмену услуги может произвести только специально назначенный сотрудник (администратор зала). Для закрытых заказов – эта процедура запрещена в принципе. Для удаления услуги из закрытого заказа сотруднику зала придется разделить заказ и, перенеся в новый заказ все проблемные услуги, рассчитать клиента. По заказу с проблемными услугами решение принимается администрацией заведения в установленном порядке.

Таким образом, систему NT Club возможно настроить таким образом, что можно будет легко обнаружить злоупотребления, просто анализируя протокол работы системы.

Ведение калькуляционных карт и автоматический расчет остатков товаров

Почти каждая система автоматизации содержит модуль, отвечающий за учет товародвижения на предприятии. Этот модуль должен позволять учитывать приходы и расходы товаров, рассчитывать товарные остатки на складах, в барах и производствах, вычислять себестоимость предоставляемых услуг.

ПО Учет материальных средств позволяет вести документооборот по одному или нескольким складам ("склад" в терминах системы – это любое место, где хранится товар, т.е. склад, производство и т.д.).

Все товародвижение строится на основе документов – кладовщик или бухгалтер-калькулятор каждый день вносит приход товара на склады (одна товарная накладная от поставщика соответствует одному приходному документу в системе) и внутренние перемещения, если в них есть необходимость (передача товара со склада на производство и т.д.). Каждый документ имеет дату, в каждом указаны контрагенты (партнер-поставщик и склад-получатель), таким образом, легко отследить движение товара – когда и от кого пришла партия, как расходовалась, какое количество осталось на складе.

Расходные документы формируются автоматически при обработке информации о продажах и заранее введенных технологических карт. При этом рассчитывается реальная себестоимость реализованных услуг.

Учет остатков и расчет себестоимости блюд в системе NT Club ведется посредством "партионного" учета, подразумевающий, что при списании (расчете себестоимости) используется цена партии товара, имеющей наименьшую дату приходного документа.

Контроль остатков материальных средств на складах предприятия осуществляется посредством периодически проводимых инвентаризаций. Инвентаризация позволит Вам сравнить рассчитанный компьютером остаток товара с реальным и выявить излишки или недостачи товаров.

Постоянный контроль результативности персонала

Система NT Club предоставляет массу возможностей для оценки работы персонала – отчеты о выручке, проданных товарах, по отказам и скидкам с детализацией по сотрудникам, отчет по протоколу действий конкретного сотрудника за период времени – все это позволяет понять насколько хорошо работает тот или иной официант, бармен, кассир или администратор, вычислить возможные злоупотребления и определить, заслуженное ли место занимает этот человек в Вашей компании.

Улучшение качества обслуживания

При разработке системы учитывалось большое число факторов, и не в последнюю очередь в расчет принималась необходимость предоставления пользователям системы удобного в работе инструмента, позволяющего организовать четкую и слаженную работу всех сотрудников всех подразделений предприятия.

Будучи правильно настроена (с учетом специфики работы предприятия), система NT Club позволяет:

увеличить скорость работы персонала за счет четкой организации – в системе заранее определяется схема работы, в соответствии с ней назначаются должности и права доступа, после чего каждый сотрудник может выполнять только необходимые ему действия;

застраховаться от ошибок в вычислениях – система автоматически рассчитывает сумму счета с учетом скидки или наценки, стоимость временной услуги, с учетом различных прайс-листов;

сократить издержки на обучение новых сотрудников – система имеет очень простой и наглядный цветной сенсорный интерфейс, освоиться с которым практически сразу может даже человек, совершенно не знакомый с компьютером;

сократить время общения между сотрудниками и избежать проблем, связанных с отсутствием взаимопонимания между сотрудниками ("я не слышал", "я не понял" и т.д.) – прайс-листы, используемые в системе предполагает наличие коротких названий предоставляемых услуг, которые сотрудники видят на экране компьютера и используют в разговорах между собой и записях, заказы на производство печатаются на принтерах, важные сообщения для сотрудников отображаются на экранах терминалов;

быстро и четко определить виновного в сложившейся спорной ситуации – за счет ведения полного протоколирования действий есть возможность сразу выявить ошибку сотрудника и указать ему на нее.

Как видно, большинство этих возможностей направлено на сокращение числа возможных ошибок персонала и уменьшение временных затрат на действия, не связанные напрямую с обслуживанием посетителей.

В результате – сотрудники предприятия, занятые непосредственно обслуживанием клиентов, смогут уделять больше внимания гостям, сократится время выполнения заказов, уменьшится количество ошибок персонала.